Unsere Module in der Übersicht

Modul Cockpit (zum täglichen schnellen Überblick)

Nach dem Start des Programms sehen Sie als Einstieg aktuelle Informationen:

Top-Verkäufe des aktuellen Tages
Top-Verkäufe des aktuellen Monats
Anzahl der im System gespeicherten Namen, Adressen und Titel
Noch nicht abgeschlossene Rechnungen und Lieferscheine
Aktueller Vormerker-Stand
Laufende Lageraufträge
Fällige Termine des Verlags beziehungsweise des angemeldeten Users

Modul Titel

Neben dem immer sichtbaren Informationen des Titel im oberen Bereich können Sie über die 2. Menüleiste pro Titel einsehen oder pflegen:

Auflagen-Verwaltung mit Lager-, Vormerker-Informationen pro Auflage
Preise und Preishistorie für verschiedene Preise und verschiedene Währungen
Informationen zu den Autoren, Übersetzern etc.
Schlagwortverwaltung
VLB-Reihenverwaltung
Warengruppen
Externe Nummern (z. B. Barsortimentsnummer)
Zuordnung von festen Anmerkungen, z. B. Werbetexte, um diese für den Internetauftritt und ähnliches zur Verfügung zu stellen
Zugehörige Dokumente
Erfasste Notizen
Termine, die den Titel betreffen
Nachfolge- und Vorgänger-Titel
Zugehörige Verträge
Zugehörigkeit zu diversen Titel-Werbe-Gruppierungen (von uns „Pool“ genannt)
ONIX-konforme Themaverwaltung
Presse- oder Marketingaktivitäten, die aus dem System für diesen Titel angelegt wurden
Übersicht der verfassten Rezensionen des Titels

Modul Adressen

Neben dem immer sichtbaren Informationen des Namens im oberen Bereich können Sie über die 2. Menüleiste pro Name einsehen oder pflegen:

Adressinformationen (z. B. Lieferanschrift, Privatadresse)
Alle möglichen Kommunikations-Informationen wie Telefonnummern, E-Mail Adressen, Skype Adresse etc.
Zugehörigkeit zu diversen Werbe-Gruppierungen (von uns „Pool“ genannt)
Zugehörigkeit dieses Namens zu einer Organisation (Firma)
Kontakthistorie
Branchenzuordnung
Zuordnung zu Interessentengruppen
Zahlungsinformationen
Zugehörige Dokumente
Erfasste Notizen
Termine, die den Kunden (Name) betreffen
Zuordnung von festen Anmerkungen, z. B. Biografien (bei Autoren), um diese für den Internetauftritt und ähnliches zur Verfügung zu stellen
Mögliche zugehörige Autorenverträge
Zusätzliche Adressnummern (z.B. VVA Kundennummer)
Gespeicherte Rechnungen und Vormerkungen des Kunden
Presse- oder Marketingaktivitäten, die aus dem System für diese Adresse angelegt wurden
Übersicht der verfassten Rezensionen

Selbstverständlich werden diese Informationen gemäß DSGVO gespeichert; eine Zusammenstellung der gespeicherten Daten ist als Report integriert. Ebenso kann eine bestehende Adresse jederzeit anonymisiert werden.

Modul Rechnungsstellung

Selbstverständlich können Sie mit Sappiamo Rechnungen und Lieferscheine schreiben sowie automatisiert Gutschriften erstellen.

Abweichende Rechnungs- oder Lieferanschrift möglich
Zahlreiche Felder können mit Standardwerten vorbelegt werden, um die Erfassung zu beschleunigen
Hinweis auf beim Kunden hinterlegte Bemerkungen
Automatische Anzeige weiterer bestellter und inzwischen lieferbarer Titel
Automatische Berechnung des Gewichts
Abwicklung in Fremdwährung möglich
Schnelltaste zur Erfassung der einzelnen Titel
Integrierte Lagerabbuchung bei Rechnungs- und Lieferscheinerstellung
Automatische Berechnung der Versandkosten möglich
Über eine Importfunktion können Lieferungen automatisch erfasst werden

Modul Vormerker

Sappiamo ermöglicht auch die Verwaltung von Vormerkern.
Diese werden automatisch erzeugt während der Auftragserfassung und auf den Rechnungen entsprechend ausgewiesen.
Per default werden die Konditionen des Auftrags/der Rechnung für die Vormerker gespeichert, können jedoch jederzeit ( z. B. Lieferweg) angepasst werden.
Jederzeit kann aus einer einzelnen Vormerkung eine Rechnung erstellt werden, ebenso können durch eine automatisierte Lieferbarkeitsabfrage alle Vormerker eines Titels oder nur Teile der jeweiligen Vormerker fakturiert werden.

Modul Lagerverwaltung / Lagerbuchung

Neben einer einzelnen Lagerbuchung, die sich aus direkt aus dem Titel-Modul starten lässt, gibt es eine getrennte Lagerverwaltung zur Lagerverschiebung, Bearbeitung der Inventurzahlen, Verwaltung von Terminaufträgen oder Anlieferungen aus Druckereien.

Diese Daten werden getrennt für Abgang und Zugang gebucht und lassen sich auch über Excel-Dateien einlesen.

Modul Vertragsverwaltung

Im Modul „Vertragsverwaltung“ können Sie alle Informationen zu einem Vertrag (zugehörige Titel, Rechteinhaber, Agentur, diverse Laufzeiten, Abrechnungsrhythmus, Dokumente, Notizen, Konditionen incl. Staffelungen, zugehörige Termine, Vorschüsse und Garantiesummen) hinterlegen.

Alle Informationen lassen sich standardmäßig als Vertrags-Zusammenfassung ausdrucken.

Über die integrierte Honorarbuchhaltung sind alte Abrechnungen und verbliebene Garantiesummen einsehbar.

Modul Honorarabrechnung

Die flexible Honorar-Abrechnung lässt sich nicht nur über die beliebige Zeiträume, für bestimmte Titel, Verträge oder je nach Abrechnungsrhythmus und Geschäftsvorfällen (zum Beispiel für Ramschverkäufe) getrennt vornehmen, sondern auch in verschiedenen Informations-Verdichtungen.

Neben der klassischen Abrechnung in Briefform mit allen für Rechteinhaber und Buchhaltung wichtigen Informationen gibt es auch die Möglichkeit exakte Listen mit Summierungen oder gar jeder Fakturierzeile als Belege für Autoren, Rechteinhaber zu erzeugen.

Diese Listen sind jeweils als EXCEL-Datei oder als PDF abrufbar.

Modul Auswertungen / Berichte

Natürlich sind in Sappiamo zahlreiche Berichte als Standard mit zahlreichen Auswahl und Filtermöglichkeiten integriert.
Übersichten über fakturierte Rechnungen

Versandpapiere
Lagerauswertungen, Inventurliste
Termin-Auswertungen
Absatzstatistiken, die sich nach Titeln, Kunden und Verkaufszeiträume filtern lassen

Beim Einsatz unseres Datawarehouses können Sie adhoc eigene Auswertungen nach allen Kriterien erstellen und gerne entwickeln wir für Sie Sonderauswertungen.

Modul Presse- Marketingaktivitäten

Sappiamo bietet über das Modul „Aktivität“ die Möglichkeit, Presse- und Marketingkampagnen zu planen, diese mit Titeln und Kunden zu verknüpfen und deren Erfolg zu dokumentieren.

Ebenso ist eine Übergabe der Kampagnen-Empfänger an Supermailer und andere Newsletter-Empfänger sowie an Dienstleister möglich.

Für den Versand von z. B. Presseexemplaren werden automatisch Lieferscheine erzeugt.

Modul Back-Office

Im Back-Office-Bereich haben Sie neben einigen Log-Ansichten die Möglichkeit Ihre speziellen Anwendungen zu starten oder zu überwachen. Mögliche Anwendungen wären:

Export der Rechnungsdaten zur Übergabe an Ihre Buchhaltung
ONIX-Export (für einzelne Titel, Titelgruppen oder den gesamten Titelbestand, der zur Onix-Verarbeitung frei gegeben ist)
Import Ihrer Web-Kunden-Bestellungen, die dann von Ihnen halbautomatisch ins System und Ihre Fakturierung übernehmen werden
Daten-Export an Website-Datenbank zur Aktualisierung der dort angezeigten Titel und deren Einzelinformationen wie Lieferbarkeit, Ladenpreise, Internet-Texte, Gruppierungsmerkmale für die Website

Modul Schnittstellen

Durch langjährige Erfahrungen als Service-Unternehmen für Verlagsauslieferungen, Verlage und Vertreter verfügen wir über das Knowhow alle Bestelldaten aller Auslieferungen sei es aus SAP, als XML-File, einfache TXT-/CSV-Formate oder proprietären Systemen zu übernehmen und alle Geschäftsvorfälle komplett in der Software abzubilden(Voraussetzung für eine korrekte und revisionssichere Honorarabrechnung).
Die Übergabe kann als XML-File, TXT-Datei oder als SQL-Tabelle zur Verfügung gestellt werden.
Durch ein eigenes Überwachungssystem werden die täglichen, adhoc-Übernahmen auf unseren Servern überwacht.